Avanture u digitalnom istraživanju - Devonthink: Bijeg od silosa

Eksplozija silosa, Dan Browne, Flickr.

U svom posljednjem postu objasnio sam zašto se zbog svoje istraživačke građe udaljavam od Evernotea kao odredišta. Iako sam tijekom posljednjih nekoliko godina dobio ogromnu korist od Evernotea - i nastavit ću je intenzivno koristiti u budućnosti - on se jednostavno ne može nositi s količinom materijala koji baca na njega. Ili barem ne može organizirati i obraditi te informacije na način koji je koristan mom tijeku rada.

U ovom postu predstavit ću zašto za organizaciju svojih istraživačkih projekata koristim drugu aplikaciju - Devonthink Pro Office (DTPO). Devonthink je aplikacija namijenjena samo Appleu, s obje verzije MacOS-a i iOS-a, stoga se unaprijed ispričavajte onima koji koriste samo Windows. Međutim, u posljednjih nekoliko mjeseci Devonthink je postao neizostavan dio mog tijeka rada, pa bih, na osnovu toga što znam mnogo akademika koji sada koriste Mac, volio podijeliti kako koristim Devonthink za provođenje svojih istraživanja na način da prevladava glavne nedostatke Evernotea.

Uvod u Devonthink

Unatoč svom čudnom imenu, Devonthink nema nikakve veze s engleskom županijom, niti kremom. Naziv se, očito, odnosi na devonsko razdoblje (prije 419–359 milijuna godina), ali kakve to veze ima s upravljanjem dokumentima, nemam pojma. Devonthink je zapravo prisutan već nekoliko godina, na neki način prednjači Evernoteu, a njegovi programeri sa sjedištem u Idahu učinili su mnogo da iskoriste moć Maca u upravljanju vašim podacima. Devonthink je u osnovi baza podataka - ili zbirka zasebnih baza podataka - koja može pohraniti ili indeksirati sve što želite, i dok je glavna prodajna točka Evernotea pretraga, Devonthink je umjetna inteligencija, koja automatski može grupirati ili klasificirati vaše dokumente, kao da ih je poslala magijom. DTPO je najviši nivo Devonthinka dostupan, omogućava podršku skeneru i ugrađen OCR (optičko prepoznavanje znakova) svih vaših dokumenata. Prilično je skupo, ali za razliku od Evernotea nije proizvod za pretplatu i pokupio sam ga s prilično jakim popustom za obrazovanje. Vrijedno je svakog penija.

Odvojene baze podataka - zdravo pretraživanje, sinkronizaciju i spavanje

U svom postu za Evernote objasnio sam kako je jedan od mojih najvećih poteškoća to što je riječ o jedinstvenoj bazi podataka. Ako ga upotrebljavate kao i ja, vaše osobne stvari miješaju se s vašim poslovnim, privatnim i profesionalnim, tako da bez marljive organizacije (bilo kroz odvojene bilježnice ili liberalnu primjenu oznaka), možete nehotice pokazati kolegama sve vaše recepte za shakshuka ili isječke Tima Farronyou koji ste ugrabili s interneta. Devonthink to zaobilazi omogućavajući postavljanje više baza podataka. Kada prvi put pokrenete Devonthink, od vas se traži da postavite bazu podataka (Inbox baza podataka standardno dolazi). Ova baza podataka može živjeti lokalno na vašem tvrdom disku, ali najnovije verzije Devonthinka uključuju i velikodušan niz opcija sinkronizacije, uključujući iCloud Drive, Dropbox, WebDav i lokalnu wifi sinkronizaciju (od kojih je ovaj posljednji siguran i ludo brz) , Ove opcije omogućuju vam pristup bazama podataka na svim svojim Apple uređajima, uključujući i na iOS-u s Devonthink to Go. Baze podataka mogu biti zaštićene lozinkom, a ako se odlučite za sinkronizaciju, šifriraju se i in situ i na putu. Dakle, kad je u pitanju sigurnost, Devonthink ima pokrivene sve osnove. Ovo neobvezno rješenje upravljanja informacijama znači da sam puno sretnija što svoje povjerljive datoteke, poput bankovnih izvoda, čuvam u gigornom mozgu Devonthinka (konkretno, u namjenskoj financijskoj bazi podataka). Uz podršku za OCR i skener mogu nastaviti s postojanjem svjetla na papiru bez straha da će se moji dokumenti izgubiti u oblaku ili hakirati. Prije svega, to znači da mogu imati zasebne baze podataka za svoj osobni život i zasebne istraživačke projekte. To znači da kad pregledam svoju bazu podataka, vidim samo relevantni materijal. Budući da su moje zasebne baze podataka Devonthink lagane u usporedbi s mojom bivšom (ogromnom) bazom podataka Evernote, pretraga je blistavo brza - mnogo brža od Evernote - i mogu spavati čvrsto uz spoznaju da nitko nije vidio moje brojne recepte shakshuka, osim ako ih nisam htio.

Ovdje nema silovanja - osim ako ga ne želite

Opet, drugi problem koji nalazim kod Evernotea je taj što što više podataka unesete u njega, to je širi jaz između vaših čarobnih dokumenata Evernote i vaših dokumenata u datotečnom sustavu. Kao da su vaši dokumenti iz Evernotea pozvani na neku ludu zabavu, gdje se bilo što može dogoditi, a vaši dokumenti s uobičajenim joeom zaglavili su kod kuće pijuckajući sok od naranče. Želite li organizirati i pretraživati ​​dokumente u vašem datotečnom sustavu, kao što su projektne datoteke ili datoteke koje su prevelike za uvoz (npr. Filmove)? Čvrsto, nisu pozvani.

Pomoću Devonthinka možete indeksirati redovite datoteke na tvrdom disku, kao i uvoziti datoteke u bazu podataka. Razlika je u tome što iako uvezene datoteke postoje unutar baze podataka - à la Evernote - i pohranjuju se samo tamo, indeksirane datoteke i dalje sjede na vašem datotečnom sustavu; na njih se upravo referira Devonthink. Možete ih otvoriti u Devonthinku, pretražiti ih, urediti i organizirati kako smatrate prikladnim, ali stvarne datoteke sjede na drugom mjestu. Prednost ovoga očita je svakom akademiku koji je proveo značajnu količinu istraživanja i sakupio gomilu digitalnih dokumenata. Možete organizirati i pretraživati ​​datoteke projekta uz relevantni referentni materijal. Možete organizirati i pretraživati ​​materijal koji je prevelik da bi se mogao uklopiti u vašu bazu podataka, ad hoc datoteke koje ne morate dugo pohranjivati ​​ili datoteke koje iz bilo kojeg razloga ne bi trebale biti spremljene u bazu podataka. Prije svega, vašim datotekama omogućuje pristup istodobno s više vanjskih aplikacija, izbjegavajući problem siloiranja zbog čega morate staviti nekoliko kopija istih datoteka u različite baze podataka da biste osigurali što veću funkcionalnost (čime zauzimate nepotreban prostor na tvrdom disku) , Dakle, moj referentni upravitelj može 'vidjeti' pdfs moje povijesne izvore i koristiti ih za izradu citata, ali Devonthink može 'vidjeti' iste pdfs i koristiti ih za organizaciju, pretraživanje i napomene.

Bolja organizacija i vizualizacija

Snimak ekrana Devonthink Pro Officea

Kao što sam već objasnio, organizacijske značajke Evernotea su fleksibilne, ali ograničene. Označavanje zaobilazi mnoge probleme povezane s dvoslojnom hijerarhijom pohrane (bilježnice i hrpe). Međutim, označavanje je izuzetno teško održati. Pretraživanje Evernote je zadivljujuće, a koristeći svoju sintaksu naprednog pretraživanja, možete bacati kroz svoju bazu podataka na koncentriraniji način. Međutim, kada je riječ o sofisticiranijoj organizaciji podataka i vizualizaciji potrebnim za napredna kvalitativna istraživanja, Evernote je izvan svoje dubine.

Smatram da je Devonthink potraga jednako snažna kao i Evernoteova - možda čak i više. Ne samo da pretražuje sadržaj datoteka i dokumenata, po Evernote Premium (uključujući tekst OCR-a), već možete pokrenuti i detaljnije pretraživanje datoteka, koristeći Booleove operatore. Nadalje, Devonthink ima bolju podršku za spremljene pretrage sa 'pametnim skupinama' koje automatski preuzimaju relevantne datoteke prema posebnim kriterijima. Ova je funkcionalnost idealna za sveučilišne nastavnike, posebno kada je riječ o vizualizaciji i analiziranju bezbroj dokumenata. Pametne skupine koristim za lov na određene ključne riječi i izraze, tako da uvijek mogu biti siguran relevantni materijal prilikom indeksiranja ili uvoza novih dokumenata.

S Devonthinkom možete stvoriti koliko god želite ugniježđenih mapa, pored oznaka i pametnih grupa za stvaranje vrlo personaliziranog sustava arhiviranja. Devonthink vam također omogućuje da svoje dokumente označite zastavama i obojenim naljepnicama kako biste na prvi pogled vidjeli je li određeni dokument važan ili treba djelovati. Zaključak ovoga je što je Devonthink izuzetno skalabilan, lako rukuje ogromnim bazama podataka od nekoliko tisuća dokumenata bez gubitka funkcionalnosti. Također omogućuje daleko bolju vizualizaciju podataka, omogućujući vam da izmamite veze i razmislite o njima na nove i kreativne načine (dakle, 'misli' u Devonthinku). Devonthink je stoga idealan za sveučilišne radnike, pravnike i druge informacijske radnike koji obrađuju puno podataka i trebaju sitniju kontrolu nad načinom organizacije i prezentacije.

Umjetna inteligencija - ne baš Skynet, ali još uvijek zastrašujuće dobra

Kao što sam gore spomenuo, Devonthink je glavna prodajna točka upotreba "umjetne inteligencije" za automatsko podnošenje vaših dokumenata - funkcionalnost koja u Evernoteu još nije u potpunosti kopirana. Mi još uvijek ne govorimo o razinama umjetne inteligencije Skynet, ali Devonthink prilično dobro radi na analizi vaših dokumenata na temelju njihovog sadržaja i metapodataka, te ih automatski grupira ili razvrstava. Dakle, možete staviti određeni povijesni izvor u svoju bazu podataka i Devonthink će razraditi kojoj grupi pripada.

Pristupačnost, uvoz i izvoz

Jedna od najvećih prednosti Devonthinka jest ta što se dokumenti koje stavite u baze podataka čuvaju u izvornom obliku (npr. Docx, rtf, pdf) i pristupaju datotečnom sustavu u cjelini. Indeksirani dokumenti čuvaju se na izvornim lokacijama u vašem datotečnom sustavu, ali čak se i uveženi dokumenti unutar Devonthinkovog paketa baze podataka mogu pronaći i pretraživati ​​pomoću Spotlight-a.

Napredno rukovanje dokumentima Devonthinka također znači da su uvoz i izvoz doista jednostavni. Možete uvesti pojedinačne datoteke ili čitave mape, a kad dođe vrijeme za izvoz, jednostavno ih je izvlačenje iz Devonthinka na vaš datotečni sustav. A budući da su dokumenti sačuvani u izvornom obliku, ne morate brinuti kako ćete ih pretvoriti.

Ne zanima dijeljenje

Do sada bi prednosti Devonthinka za digitalno istraživanje trebale biti očite - ali sve aplikacije imaju svoje nedostatke, a Devonthink ima svoj pravi udio. Prvo, sučelje je pomalo staromodno i klimavo - nešto iz 2006., nego 2016. Nije nimalo tako uglađeno kao Evernote. Iako to ne utječe na njegovu funkcionalnost, ako vam je stalo do estetike i planirate provesti puno vremena u bazama podataka, to je nešto o čemu valja razmišljati.

Drugo, značajke dijeljenja i suradnje Devonthinka također su prilično osnovne u odnosu na Evernote. Dok Evernote ima podršku za dijeljene prijenosne računala, Devonthink koristi vlastiti ad hoc web poslužitelj kako bi podijelio vašu bazu podataka s prijateljima i kolegama preko lokalne mreže. To nije idealno i nadam se da će s vremenom Devonthink ugraditi naprednije značajke dijeljenja, posebno one korisne korisnicima u korporativnom / poslovnom okruženju.

Zaključak

Ovaj je post bio vrtložan obilazak glavnih karakteristika Devonthinka, koje su previše brojne da bi ih se moglo spomenuti u jednom postu. Postoje mnoge naprednije značajke (poput replikanata i duplikata, podrške RSS feeda i web oznaka) koje Devonthink čine doista idealnim za digitalno istraživanje, a ne samo za prikupljanje istraživačkog materijala. Korištenjem Devonthinka (i posebno njegovog naprednog soja, Devonthink Pro Officea) mogu se prevladati mnogi praktični nedostaci Evernotea, poput njegove ograničene organizacije i silovanja vaših važnih dokumenata.

U svom sljedećem postu objasnit ću kako dvije aplikacije koristim jednu za drugu kako bih postigao najbolje iz oba svijeta. Iako Evernote i Devonthink dijele mnoge iste osnovne značajke (poput pretraživanja, indeksiranja i OCR-a), razlike u njihovom naprednom skupu značajki i implementaciji znače da su one primjerene u malo drugačije svrhe. Ako oboje rade na što sustavniji mogući način, prednosti obje aplikacije mogu se povećati i otkloniti njihove slabosti. Devonthink bi mogao biti očigledan dom mog istraživačkog materijala, ali za ono što vrijedi, i dalje stavljam svoje recepte za shakshuka u Evernote.

Sljedeći post: Upotreba Evernotea uz DEVONthink

Ovaj je članak izvorno objavljen na www.chrissirrs.com.